Sistem Pengolahan Data

Sistem yang melakukan tugas pengolahan data adalah sistem pengolahan data. Dalam pandangan kita, sistem pengolahan data adalah sama dengan sistem akuntansi. Pandangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya komputer hanya diterapkan untuk tugas akuntansi dan penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP.

Selama beberapa tahun telah digunakan empat jenis pengolahan data :

• Sistem Manual, Sistem pertama adalah manual. Sistem ini hanya terdiri atas orang, pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan record dari operasi perusahaan.
• Mesin Keydriven, Penemuan mesin ini seperti cas register, mesin ketik dan kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yang besar. Mesin tersebut memberikan kemampuan untuk membukukan aktivitas perusahaan ke buku besar dengan lebih cepat dan akurat daripada yang dapar dilakukan oleh sistem manual.
•  Mesin Punched Card, Dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam benituk punched card (kartu berlubang) dan menggunakan mesin puched card pemeliharaan dan pengolahan file yang penting. Lubang pada kartu menggambarkan status perusahaan. Secara praktis, semua mesin punched card telah digantikan oleh komputer.
• Komputer. Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organisasi yang lebih kecil mengandalkan computer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka.

Tujuan Pengolahan Data

Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara redod perusahaan yang akurat dan up to date.

Tugas Pengolahan Data

Tanpa memandang apakah system pengolahan data perupa manual, key driven computer atau kombinasi ada empat tugas dasar yang dilakukan :

• Pengumpulan Data, Sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya, tiap tindakannya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi. Sistem pengolaha data dirancang untuk mengumpulkan data yang menggambarkan tiap tindak internal perusahan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungan.
• Pengubahan Data, Diperlukan untuk mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan. Operasi pengubahan data mencakup :

1.  Pengklasifikasian.

Elemen data dimasukan ke dalam record untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record. Dalam komputerisasi, kode adalah satu karakter atau lebih yang digunakan untuk tujuan pengindentifikasian. Sebagai contoh, record penggajian diberi kode yang mengidentifikasi karyawan (nomer karyawan), departemen atau bagian karyawan (nomer bagian), dan klasifikasi gaji karyawan(kelas gaji).

2.  Penyortiran. Record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain. Sebagai contoh, file record penggajian disusun sedemikan rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan menurut tanggal.

3. Penkalkulasian. Operasi aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data yang menghasilkan elemen data tambahan. Sebagai contoh, dalam system penggajian, biaya perjam, dikalikan jumlah jam kerja untuk ,menghasilkan pendapatan kotor.

4. Perekapitulasian. Ada banyak data yang perlu disinteesis atau dipersingkat menjadi bentuk total dan subtotal. Manajer, khususnya manajer tingkat atas, selalu berkerja dengan data yang diringkas tersebut daripada mempelajari data yang detail. Ringkasan data ini memberikan kemampuan manajer untuk dapat “melihat hutan daripada melihat pohon-pohonnya”.

• Penyimpanan Data, Pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan di perusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya, menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal computer atau printer Epson. Tiap transaksi dijelaskan dengan beberapa elemen data. Sebagai contoh, record penjualan mengindentifikasi siapa yang melakukan pembelian(nomer pelanggan), apa yang dibeli(nomer item), berapa banyak yang dibeli (kuantitas), kapan pembeliannya (tanggal penjualan), dan otorisasi pelanggan (pelanggan membeli nomer pesanan). Semua data ini harus disimpan disuatu temnpat sampai ia diperlukan dan inilah tujuan daripada penyimpanan data. Dimana dapat disimpan dalam berbagai media magnetis seperti tape dan disk. File seperti itu biasanya disebut database dimana sebagian besar data yang ada dalam database dihasilkan oleh sistem pengolahan data.

• Pembuatan dokumen,System pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada didalam atau diluar perusahan. Output tersebut diadakan dengan dua cara :

1. Dengan suatu tindakan. Output dihasilkan ketika sesuatu terjadi. Sebagai contoh adalah rekening atau tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan dipenuhi.

2. Dengan penjadwalan waktu. Output dihasilkan pada waktu tertentu.Sebagai contoh adalah cek gaji yang disiapkan tiap minggu.

• Sifat Pengolahan Data, Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi komputer lain, antara lain :

1. Menjalankan tugas penting. Seperti dijelaskan diatas , perusahaan tidak memilih apakah ia melakukan pengolahan data atau tidak. Pengolahan data adalah aktivitas yang diperlukan.

2. Mengikuti prosedur standar secara relative. Peraturan dan latihan yang diterima menguraikan atau menerangkan cara pengolahan data yang akan dilakukan. Organisasi dari segala jenis pada dasarnya mengolah datanya dengan cara yang sama. Perusahaan akutansi, seperti Arthur Andersen dan Price Waterhouse melakukan audit buku besar perusahaannya secara berkala untuk memastikan apakah mereka telah mengikuti prosedur yang tepat.

3. Mendapatkan data yang lengkap. Karena record pengolahan data menggabarkan aktivitas perusahaan secara lengkap, maka ia akan menjadi alat untuk merekonstruksi kembali tindakan dan transaksi tersebut secara urut suatu saat jika record tersebut diperlukan. Kronologi semacam itu disebut dengan audit trail.

4.  Mempunyai focus historisa yang palin utama. Data yang dikumpulkan oleh sistem pengolahan data biasanya menggambarkan apa yang terjadi di masa lalu. Hal inilah yang terjadi pada suatu perusahaan yang menggunakan pengolahan batch. Dalam beberapa kasus, manajemen merasa bahwa kebutuhan record akuntansi dengan batasan menit tidak bisa menjamin iritnya pengeluaran pada sistem online. Namun demikian, sepanjang harga hardware terus turun, akan lebih banyak perusahan yang menerapkan sistem pengolahan data untuk merefleksikan aktivitas pada saat itu maupun aktivitas yang telah lalu.

5. Memberikan informasi pemecahan masalah minimal. Sistemn pengolahan data menghasilkan beberapa output informasi untuk manajer perusahaan. Laporan akuntansi standart, seperti income statement dan balance sheet merupakan contohnya. Namun demikian output informasi bukanlah merupakan tujuan utama dari sistem pengolahan data, tidak seperti halnya dengan area aplikasi lain. Mengingat garis yang memisahkan dengan aplikasi lain seringkali bersifat tidak jelas, maka pengolahan data dapat dibedakan dengan adanya sifat diatas tersebut.

Sumber :

http://juventus4ever.wordpress.com/2011/11/26/sistem-pengolahan-data/

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/sisteminformasimanajemen/bab8_sistem_pengolahan_data.pdf